Nopea Hyväksyntä Sähköisellä Sopimuksella

Sähköinen Sopimus on nykyaikainen tapa käsitellä sopimuksia, joka tuo mukanaan useita etuja perinteiseen paperimuotoiseen prosessiin verrattuna.

Tässä artikkelissa tutkitaan, kuinka nopea hyväksyntä sähköisellä sopimuksella voi parantaa liiketoimintaprosesseja vähentämällä aikaa ja resursseja.

Lisäksi käsittelemme, miten digitaalinen allekirjoitusprosessi mahdollistaa joustavan hyväksynnän missä ja milloin tahansa, sekä sähköisten välineiden merkitystä sopimusten tehokkaassa hallinnassa.

Digitalisoinnin myötä sopimusten käsittely on muuttunut huomattavasti, ja sen mahdollisuuksia on syytä tarkastella tarkemmin.

Hyväksyntäprosessin perusteet

Sähköisen hyväksynnän perusperiaatteet perustuvat digitaalisuuteen, joka mahdollistaa reaaliaikaisen hyväksynnän ilman fyysisiä dokumentteja.

Kun sopimusprosessit aiemmin vaativat tulostamista, allekirjoittamista sekä manuaalista palauttamista, sähköiset ratkaisut tarjoavat huomattavasti sujuvamman ja nopeamman tavan sitoutua sopimuksiin.

“Reaaliaikainen hyväksyntä tarjoaa välittömän päätöksen ilman viiveitä.” Tämä vähentää odotusaikoja ja nopeuttaa koko ketjua, erityisesti tilanteissa, joissa päätöksenteko on kriittistä liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta.

Sähköisessä hyväksyntäprosessissa hyödynnetään luotettavaa henkilöllisyyden todentamista sekä dokumentinhallintaa.

Esimerkiksi palvelu kuten Visma Sign mahdollistaa turvallisen, juridisesti sitovan sähköisen allekirjoituksen.

Lisäksi käyttämällä automatisoituja työnkulkuja voidaan vähentää virheitä ja varmistaa hyväksynnän yhdenmukaisuus eri sopimustilanteissa.

Relevanteissa tapauksissa sähköinen hyväksyntä yhdistyy myös yrityksen olemassa oleviin järjestelmiin, jolloin prosessi integroituu saumattomasti osaksi päivittäistä toimintaa

Teknologiat ja välineet

• Sähköinen allekirjoitus: Digitaalinen allekirjoitus on juridisesti sitova ja mahdollista allekirjoittaa asiakirjat nopeasti ilman paperia
• Mobiilivarmenteet: Mobiilivarmenteen avulla käyttäjä voi tunnistautua helposti suoraan puhelimestaan ilman erillisiä tunnuslukulistoja
• Automaattiset hyväksyntätyökalut: Automaatiotyökalujen avulla voidaan luoda sääntöjä, jotka hyväksyvät sopimuksia ennalta määriteltyjen ehtojen perusteella, mikä vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa prosesseja
• Pilvipohjaiset ratkaisut: Pilvipalvelujen avulla sopimusdata pysyy aina saatavilla, on helppo jakaa ja skaalautuu organisaation tarpeiden mukaan ilman kalliita IT-investointeja

Liiketoiminnalliset hyödyt

Sähköinen hyväksyntä on muuttanut sopimusprosessin luonteen täysin.

Aiemmin aikaa vievät ja virhealttiit manuaaliset vaiheet on korvattu nopeilla ja automaattisilla järjestelmäratkaisuilla, jotka säästävät niin henkilöstön kuin asiakkaankin aikaa.

Kun sähköisiä allekirjoituksia voi antaa missä ja milloin tahansa, päätöksenteko ja yhteistyö nopeutuvat merkittävästi.

Lisäksi sähköinen järjestelmä seuraa hyväksyntävaiheita automaattisesti, vähentäen hallinnollista työtaakkaa ja ehkäisten inhimillisiä virheitä.

Taulukosta käy selvästi ilmi, kuinka sähköinen hyväksyntä tuo mukanaan nopeutta, tarkkuutta ja parempaa hallittavuutta koko prosessiin

Kokonaisuuden tehokkuus kasvaa huomattavasti, kun aikaa ei hukata manuaalisiin vaiheisiin.

Sähköinen allekirjoitusratkaisu, kuten Visma Signin sähköinen allekirjoitus, takaa paitsi turvallisuuden myös sujuvan ja modernin asiakaskokemuksen.

Lisäksi se parantaa työntekijöiden tehokkuutta, kun heidän ei tarvitse käyttää aikaa paperien tulostukseen, skannaukseen tai postittamiseen, vaan kaikki tapahtuu sujuvasti yhdellä alustalla

Turvallisuus ja luotettavuus

Sähköisten sopimusten turvallisuus perustuu useisiin toisiinsa kytkeytyviin teknologioihin, jotka takaavat dokumenttien eheyden ja vahvistavat osapuolten oikeudellisen sitovuuden.

Tunnistautuminen on ensisijainen vaihe, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys varmistetaan vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, kuten pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Tämä estää luvattoman käytön ja mahdollistaa sopijapuolen luotettavan yksilöinnin.

Seuraavaksi varmenteet, joita myöntävät hyväksytyt varmennepalveluntarjoajat, mahdollistavat allekirjoituksen aitouden ja asiakirjan koskemattomuuden tarkistamisen.

Salaus suojaa tiedonsiirtoa ja talletusta.

Kaikki dokumentit salataan AES-256-algoritmilla ja tallennetaan auditointilokeihin,^[1] mikä mahdollistaa tapahtumien läpinäkyvän seurannan ja viranomaisvaatimusten täyttämisen.

Visma Signin kaltaiset ratkaisut käyttävät näitä mekanismeja varmistaen jokaisen sähköisesti allekirjoitetun sopimuksen pätevyyden.

Auditointilokien avulla voidaan jälkikäteen todentaa, kuka allekirjoitti minkä dokumentin, milloin ja millä välineellä, mikä vähentää sopimuskiistojen riskiä merkittävästi.

Sähköinen Sopimus tarjoaa tehokkaita ja joustavia ratkaisuja sopimusprosessien hallintaan.

Nopean hyväksynnän ja digitalisoinnin avulla yritykset voivat säästää aikaa ja resursseja, mikä tekee liiketoiminnasta entistä sujuvampaa ja tehokkaampaa.

Tutustu Pro-palveluihin